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拥有6000+租赁合同的集团公司,如何应对IFRS16租赁新准则?

文 | Seepln准则研究团队

2016年1月,IASB发布了《国际财务报告准则第16号 —— 租赁》(IFRS 16),2018年12月,我国财政部修订发布了《企业会计准则第21号——租赁》(CAS 21)。未来所有因业务需要而租入资产的企业,其财务报告中资产和负债都将上升。租赁规模越大,对关键报告指标的影响也就越大。

Seepln租赁准则研究团队历经2年多来的研究与实践,积累了大量企业租赁实务解决方案经验。本文将与大家一起分享中国某大型保险集团的办公租赁案例。

01

案例研究-基本情况

中国某大型保险集团简介

该集团为国内领先的“A+H”股上市综合性保险集团,随着业务的迅猛发展,已逐步实现寿险、产险、养老险、健康险、农险和资产管理的全保险牌照布局,并不断拓展版图布局,集团业务在国内外各地区城市全方位铺开,建立了分子公司和业务分支机构。

-营业收入:3000亿+

-上市:A股&H股

-采用会计准则:国际准则&中国准则

-租赁规模:30亿+

租赁合同种类

在租赁的合同种类中,办公职场占90%以上,另有部分车辆、广告位、办公设备等。根据新租赁准则要求,部分合同可划为“服务合同”而当期费用化;但从数据完整性、流程规范性、支付便捷性等角度,集团仍希望按业务口径做全流程管控。

租赁合同数据分布

对于现存的租赁合同,集团下属各个子公司有不同的管理现状。寿险公司有自己的物业管理系统,收集了合同甲乙方、合同文本和审批信息;其他子公司有的通过Excel台账记录,有的通过面向法务的“合同管理”系统记录,但都存在数据完整性和准确性的问题。

租赁合同管控模式

在租赁合同的管控过程中,业务端与财务端的沟通链条也并不顺畅。各部门除支付报销和预算之外,其他方面交流并不多。寿险公司将权限集中在分公司层面,而寿险之外的公司下放权限至中支公司。这也是大部分企业普遍存在的两种情况,这两类管控各有利弊:分散型管控分摊至每位业务用户的工作量小,但对一线业务人员的操作要求较高,培训范围大,接受困难;而集中型管控则相反。

准则切换时间要求

作为港股上市公司,该保险集团需在2019年1月1日起执行新租赁会计准则。考虑到新准则对核算人员工作量的大幅提升,集团急需在准则切换之前完成租赁核算的系统化。

租赁预算、核算、分析一体化管控目标

从租赁业务的全业务流程角度,新的租赁管理系统需在适应新租赁准则的基础上,做到对预算端、核算端、披露端、分析端的全流程管控,提高集团对租赁事项、租金支付、资产使用情况的全方位的管理能力。

02

案例研究-项目过程

项目总体路径

该保险集团自2018年春季开始评估IFRS16租赁新准则的各项影响并积极筹划应对方案,经过几轮反复沟通达一致,以2019年1月1日成功适用新准则为第一阶段目标,设定该项目的时间表和推进步骤。

项目时间表

根据复杂度不同,多数项目的实施周期一般在2-4个月。在本文案例项目中,双方考虑到以下特点,为租赁核算项目制定了6个月的实施计划。

覆盖范围广、涉及部门多:项目范围覆盖全集团范围的所有公司,测试和培训涉及上百个分公司(下属分支机构达2000个以上);

决策流程长:各公司的决策流程跨度不一,需要各部门多次协商;

合同数据分散:存量合同存放分散度高,数据准确性和完整性不足

解决方案评估和选择

在解决方案的评估和选择上,由于有近7000个在执行合同分散在2000个分支机构内,该保险集团用户首先排除了手工处理,而是选择信息系统解决方案。对ERP+二次开发类型的解决方案,用户有过切身的体验,实施难度大且难以应对复杂情况。

最后经市场调查-供应商方案沟通-POC演示等多轮反复确认后,该保险集团用户选择了Seepln Leasing专业租赁核算和管理软件。

03

案例研究-项目蓝图

租赁系统边界

该项目的组织范围基本覆盖集团以下所有分子公司和分支机构,以实现预算端、核算端、披露端、分析端的租赁业务的全流程管控为目标,构建包含标的归口管理、合同审批、预算和财务核算在内的多角色用户跨部门协作平台。

机构范围:因为最终需要对接财务凭证至核算系统,所以适用Seepln Leasing的公司覆盖范围首先包括核算系统内所有核算单位。其中个别不在统一的核算系统内核算的,需额外设计接口方案及开发适用的接口。

业务范围:在财务上属于租赁合同,法律上属于租赁但会计上定义为服务性质的合同除外。

用户范围:行政(业务)部门填报并审核合同信息及相关报销;财务用户复核财务相关信息并记账。

租赁系统业务流程及功能模块蓝图

以2019年1月1日成功适用新准则为第一阶段目标,一期范围主要部分包括承租合同录入和管理、报销、支付、承租财务核算等内容;预算、出租合同等纳入二期。我们在一期系统实施过程中,已经预留了动支审批、预算管理等功能模块和出租、转租的核算模型,以便减少二期的实施周期,提高效率。

04

案例研究-重点方案

该保险集团通过Seepln Leasing租赁核算和管理软件实现的重点功能包括:

合同管理

>>可配置合同模板

通过配置标的类型、租金模型、管理字段等,同时满足了业务、财务、法务等不同部门对租赁合同的管理要求。通过对每一个合同类型配置个性化校验逻辑,以保证数据质量。

>>新增/变更/提前终止流程

在合同新增、变更、终止等场景下,设置不同的审批流程,满足内控要求的同时,也提高了数据质量和可理解性。

>>豁免判断标准及折现率选取

集团统一制定各个分子公司的“是否豁免”判断标准和“折现率”取值逻辑,在每一个合同录入系统时,系统都会自动依据逻辑取值,简化了人工判断。此方法提高了财务的合规性,也便于全司管理和财务报告间的比较。

多准则自动核算

>>核算基础

系统内会计帐套保持与核算系统一致,可同时支持多套准则、多会计期间的不同帐套,如分别支持IFRS准则和国内会计准则。

>>核算模型

为了贴合租赁新准则要求,并满足企业对租金精细化管理的需求,折旧、计息全部按天计算。该方法也在月中发生多次合同变更(或终止)的情况下,便于更精确的记录。

>>系统自动分录

通过对合同现金流的强建模,可以通过系统将核算过程高度自动化。不但包括新建合同,还包括租赁延期、增减租金、提前终止、合同差错、租赁范围变化、会计政策变化等复杂场景。Seepln Leasing系统可以出具各种合同状态下的财务凭证,并已经得到该保险集团财务用户与审计师的认同。

>>分摊与调拨

Seepln Leasing支持按自定义维度进行分摊,以解决法定合同和实际受益部门不一致的问题,用户可以自定义分摊规则和分摊动因。此功能为该保险集团用户解决了不同用途需进不同费用科目时的核算要求,也满足了集团按管理口径分摊费用并入账的管理诉求。

Seepln 产寿险公司是该集团旗下体量最大的两家公司,分摊口径和方法不尽一致。Seepln Leasing分摊逻辑的可配置化既满足了寿险的管控要求,又解决了产险公司灵活性的需求。

支付管理

项目的支付方案以租赁系统为起点,自动提醒并发起报销流程,实时接收下游系统回送的报销单据状态,并在租赁系统中生成会计凭证。这样能保证全流程的严谨性、完整性,防止多个系统出具会计分录可能导致的混乱。

通过Seepln Leasing的标准支付方案,该保险集团实现了租赁付款跟合同号及当中约定的每笔支付相对应,明确了付款过程中可能产生的各项差异处理方案,从而实现从租赁合同到支付的精细化管理。

与ERP及其他系统对接

Seepln提供标准接口与核算系统、审批和应付模块进行对接。

在本案例中,Seepln Leasing主要对接的模块有核算系统、人员统一管理系统、报销系统、发票认证系统等。主要的接口包括:

主数据:与ERP核算系统同步核算主数据、与人员管理系统同步账号、人员部门信息等;

凭证:与ERP核算系统定时同步财务凭证,可根据不同公司不同月结方式设置同步方案;

报销单:与报销系统同步报销单,能根据报销单状态(验真、认证、支付)实时回送租赁系统,并生成对应凭证,再同步至核算系统。

存量合同过渡方案

Seepln准则研究团队协助用户模拟了几种不同方案并利用Seepln Leasing的模拟分析功能测算各方案的财务数据,最终采用了简化追溯法作为存量合同过渡方案。

在系统上线期初,涉及对存量合同进行梳理的工作。实务上存在原核算数据不能拆分到逐笔合同的问题,导致需要耗费大量工作确认账面待摊余额。

05

案例研究-租赁分析和预测

列报与披露

Seepln Leasing中有一套标准的统计报表,包括但不限于:资产负债表、利润表、科目余额表、费用明细表、资产台账、付款统计表等,协助该保险集团财务用户轻松满足对外披露需求。

资产台账与付款统计

在Seepln Leasing的统计报表内,可直观的查看使用权资产台账及付款报告。

多准则比对及税会差分析

作为A+H股上市公司,该保险集团同时采用国际准则和中国准则出具财务报告。由于准则切换时间不同且存在税会差异,该项目中采用了Seepln Leasing的多准则功能方案。

财务预测

该项目中用到的Seepln Leasing的财务预测功能,可根据多准则一次性出具全生命周期的预测模型,包括主要的科目及金额、预测走势图。无论用做数据分析还是制定未来预算,都非常可靠。

分析、预测与仪表盘

Seepln Leasing提供租赁管理工作台,在本案例中,该保险集团用户登录系统即可概览所管辖区域的租赁概况,包括总合同金额、未来现金流预测、租金分析等。

06

案例研究-重点及难点经验总结

存量合同数据治理

第二次针对2018.12.31,用户在系统中补充下半年的合同。经过培训,大部分用户学会了基本操作补录了合同数据,相较第一次的模板收集,直接在系统填报能加速操作人员的熟练程度,收集汇总、修改数据更为方便,充分的校验提高了数据质量。

第二次针对2018.12.项目过程中发现合同数据质量存在的主要问题,例如:

此外还有诸如:
1、10台车辆租赁,业务人员作为10个标的分别填写车辆信息和预计支付租金。但了解后发现,10辆车是一起租入的,一同支付租金,同时到期,虽然法律上是作为10个标的,而在财务上仅是一项租赁关系,实质重于形式,应作为一个标的管理。

2、与个人签订房屋租赁合同,而在部分地区税收的原因导致个人房东要求房客支付其相关税费,而发票只能开具合同上的金额。

这类特殊问题的暴露,企业可以借机规范对内对外合同的签订,规范合同信息的管理。

项目沟通

本次项目作为该保险集团实现业财一体化历程中的重要举措,是业务和财务部门共同关注的焦点,项目过程中涉及大量跨组织、部门及不同角色间的沟通。

因此在项目前期取得决策层对项目的支持、明确项目组成员及分工,在项目过程中重视项目的组织及沟通,都是项目取得成功的重要保证。

以上是Seepln准则研究团队对办公租赁场景下,如何实现租赁核算和租赁管理的典型案例分析。更多租赁场景案例,敬请期待哦~~

拥有6000+租赁合同的集团公司,
如何应对IFRS16租赁新准则?

文 | Seepln准则研究团队

2016年1月,IASB发布了《国际财务报告准则第16号 —— 租赁》(IFRS 16),2018年12月,我国财政部修订发布了《企业会计准则第21号——租赁》(CAS 21)。未来所有因业务需要而租入资产的企业,其财务报告中资产和负债都将上升。租赁规模越大,对关键报告指标的影响也就越大。

Seepln租赁准则研究团队历经2年多来的研究与实践,积累了大量企业租赁实务解决方案经验。本文将与大家一起分享中国某大型保险集团的办公租赁案例。

01

案例研究-基本情况

中国某大型保险集团简介

该集团为国内领先的“A+H”股上市综合性保险集团,随着业务的迅猛发展,已逐步实现寿险、产险、养老险、健康险、农险和资产管理的全保险牌照布局,并不断拓展版图布局,集团业务在国内外各地区城市全方位铺开,建立了分子公司和业务分支机构。

-营 业 收 入:3000亿+

-上 市:A股&H股

-采用会计准则:国际准则&中国准则

-租 赁 规 模:30亿+

租赁合同种类

在租赁的合同种类中,办公职场占90%以上,另有部分车辆、广告位、办公设备等。根据新租赁准则要求,部分合同可划为“服务合同”而当期费用化;但从数据完整性、流程规范性、支付便捷性等角度,集团仍希望按业务口径做全流程管控。

租赁合同数据分布

对于现存的租赁合同,集团下属各个子公司有不同的管理现状。寿险公司有自己的物业管理系统,收集了合同甲乙方、合同文本和审批信息;其他子公司有的通过Excel台账记录,有的通过面向法务的“合同管理”系统记录,但都存在数据完整性和准确性的问题。

租赁合同管控模式

在租赁合同的管控过程中,业务端与财务端的沟通链条也并不顺畅。各部门除支付报销和预算之外,其他方面交流并不多。寿险公司将权限集中在分公司层面,而寿险之外的公司下放权限至中支公司。这也是大部分企业普遍存在的两种情况,这两类管控各有利弊:分散型管控分摊至每位业务用户的工作量小,但对一线业务人员的操作要求较高,培训范围大,接受困难;而集中型管控则相反。

准则切换时间要求

作为港股上市公司,该保险集团需在2019年1月1日起执行新租赁会计准则。考虑到新准则对核算人员工作量的大幅提升,集团急需在准则切换之前完成租赁核算的系统化。

租赁预算、核算、分析一体化管控目标

从租赁业务的全业务流程角度,新的租赁管理系统需在适应新租赁准则的基础上,做到对预算端、核算端、披露端、分析端的全流程管控,提高集团对租赁事项、租金支付、资产使用情况的全方位的管理能力。

02

案例研究-项目过程

项目总体路径

该保险集团自2018年春季开始评估IFRS16租赁新准则的各项影响并积极筹划应对方案,经过几轮反复沟通达一致,以2019年1月1日成功适用新准则为第一阶段目标,设定该项目的时间表和推进步骤。

项目时间表

根据复杂度不同,多数项目的实施周期一般在2-4个月。在本文案例项目中,双方考虑到以下特点,为租赁核算项目制定了6个月的实施计划。

覆盖范围广、涉及部门多:项目范围覆盖全集团范围的所有公司,测试和培训涉及上百个分公司(下属分支机构达2000个以上);

决策流程长:各公司的决策流程跨度不一,需要各部门多次协商;

合同数据分散:存量合同存放分散度高,数据准确性和完整性不足

解决方案评估和选择

在解决方案的评估和选择上,由于有近7000个在执行合同分散在2000个分支机构内,该保险集团用户首先排除了手工处理,而是选择信息系统解决方案。对ERP+二次开发类型的解决方案,用户有过切身的体验,实施难度大且难以应对复杂情况。

最后经市场调查-供应商方案沟通-POC演示等多轮反复确认后,该保险集团用户选择了Seepln Leasing专业租赁核算和管理软件。

03

案例研究-项目蓝图

租赁系统边界

该项目的组织范围基本覆盖集团以下所有分子公司和分支机构,以实现预算端、核算端、披露端、分析端的租赁业务的全流程管控为目标,构建包含标的归口管理、合同审批、预算和财务核算在内的多角色用户跨部门协作平台。

机构范围:因为最终需要对接财务凭证至核算系统,所以适用Seepln Leasing的公司覆盖范围首先包括核算系统内所有核算单位。其中个别不在统一的核算系统内核算的,需额外设计接口方案及开发适用的接口。

业务范围:在财务上属于租赁合同,法律上属于租赁但会计上定义为服务性质的合同除外。

用户范围:行政(业务)部门填报并审核合同信息及相关报销;财务用户复核财务相关信息并记账。

租赁系统业务流程及功能模块蓝图

以2019年1月1日成功适用新准则为第一阶段目标,一期范围主要部分包括承租合同录入和管理、报销、支付、承租财务核算等内容;预算、出租合同等纳入二期。我们在一期系统实施过程中,已经预留了动支审批、预算管理等功能模块和出租、转租的核算模型,以便减少二期的实施周期,提高效率。

04

案例研究-重点方案

该保险集团通过Seepln Leasing租赁核算和管理软件实现的重点功能包括:

合同管理

>>可配置合同模板

通过配置标的类型、租金模型、管理字段等,同时满足了业务、财务、法务等不同部门对租赁合同的管理要求。通过对每一个合同类型配置个性化校验逻辑,以保证数据质量。

>>新增/变更/提前终止流程

在合同新增、变更、终止等场景下,设置不同的审批流程,满足内控要求的同时,也提高了数据质量和可理解性。

>>豁免判断标准及折现率选取

集团统一制定各个分子公司的“是否豁免”判断标准和“折现率”取值逻辑,在每一个合同录入系统时,系统都会自动依据逻辑取值,简化了人工判断。此方法提高了财务的合规性,也便于全司管理和财务报告间的比较。

多准则自动核算

>>核算基础

系统内会计帐套保持与核算系统一致,可同时支持多套准则、多会计期间的不同帐套,如分别支持IFRS准则和国内会计准则。

>>核算模型

为了贴合租赁新准则要求,并满足企业对租金精细化管理的需求,折旧、计息全部按天计算。该方法也在月中发生多次合同变更(或终止)的情况下,便于更精确的记录。

>>系统自动分录

通过对合同现金流的强建模,可以通过系统将核算过程高度自动化。不但包括新建合同,还包括租赁延期、增减租金、提前终止、合同差错、租赁范围变化、会计政策变化等复杂场景。Seepln Leasing系统可以出具各种合同状态下的财务凭证,并已经得到该保险集团财务用户与审计师的认同。

>>分摊与调拨

Seepln Leasing支持按自定义维度进行分摊,以解决法定合同和实际受益部门不一致的问题,用户可以自定义分摊规则和分摊动因。此功能为该保险集团用户解决了不同用途需进不同费用科目时的核算要求,也满足了集团按管理口径分摊费用并入账的管理诉求。

Seepln 产寿险公司是该集团旗下体量最大的两家公司,分摊口径和方法不尽一致。Seepln Leasing分摊逻辑的可配置化既满足了寿险的管控要求,又解决了产险公司灵活性的需求。

支付管理

项目的支付方案以租赁系统为起点,自动提醒并发起报销流程,实时接收下游系统回送的报销单据状态,并在租赁系统中生成会计凭证。这样能保证全流程的严谨性、完整性,防止多个系统出具会计分录可能导致的混乱。

通过Seepln Leasing的标准支付方案,该保险集团实现了租赁付款跟合同号及当中约定的每笔支付相对应,明确了付款过程中可能产生的各项差异处理方案,从而实现从租赁合同到支付的精细化管理。

与ERP及其他系统对接

Seepln提供标准接口与核算系统、审批和应付模块进行对接。

在本案例中,Seepln Leasing主要对接的模块有核算系统、人员统一管理系统、报销系统、发票认证系统等。主要的接口包括:

主数据:与ERP核算系统同步核算主数据、与人员管理系统同步账号、人员部门信息等;

凭证:与ERP核算系统定时同步财务凭证,可根据不同公司不同月结方式设置同步方案;

报销单:与报销系统同步报销单,能根据报销单状态(验真、认证、支付)实时回送租赁系统,并生成对应凭证,再同步至核算系统。

存量合同过渡方案

Seepln准则研究团队协助用户模拟了几种不同方案并利用Seepln Leasing的模拟分析功能测算各方案的财务数据,最终采用了简化追溯法作为存量合同过渡方案。

在系统上线期初,涉及对存量合同进行梳理的工作。实务上存在原核算数据不能拆分到逐笔合同的问题,导致需要耗费大量工作确认账面待摊余额。

05

案例研究-租赁分析和预测

列报与披露

Seepln Leasing中有一套标准的统计报表,包括但不限于:资产负债表、利润表、科目余额表、费用明细表、资产台账、付款统计表等,协助该保险集团财务用户轻松满足对外披露需求。

资产台账与付款统计

在Seepln Leasing的统计报表内,可直观的查看使用权资产台账及付款报告。

多准则比对及税会差分析

作为A+H股上市公司,该保险集团同时采用国际准则和中国准则出具财务报告。由于准则切换时间不同且存在税会差异,该项目中采用了Seepln Leasing的多准则功能方案。

财务预测

该项目中用到的Seepln Leasing的财务预测功能,可根据多准则一次性出具全生命周期的预测模型,包括主要的科目及金额、预测走势图。无论用做数据分析还是制定未来预算,都非常可靠。

分析、预测与仪表盘

Seepln Leasing提供租赁管理工作台,在本案例中,该保险集团用户登录系统即可概览所管辖区域的租赁概况,包括总合同金额、未来现金流预测、租金分析等。

06

案例研究-重点及难点经验总结

存量合同数据治理

第二次针对2018.12.31,用户在系统中补充下半年的合同。经过培训,大部分用户学会了基本操作补录了合同数据,相较第一次的模板收集,直接在系统填报能加速操作人员的熟练程度,收集汇总、修改数据更为方便,充分的校验提高了数据质量。

第二次针对2018.12.项目过程中发现合同数据质量存在的主要问题,例如:

此外还有诸如:
1、10台车辆租赁,业务人员作为10个标的分别填写车辆信息和预计支付租金。但了解后发现,10辆车是一起租入的,一同支付租金,同时到期,虽然法律上是作为10个标的,而在财务上仅是一项租赁关系,实质重于形式,应作为一个标的管理。

2、与个人签订房屋租赁合同,而在部分地区税收的原因导致个人房东要求房客支付其相关税费,而发票只能开具合同上的金额。

这类特殊问题的暴露,企业可以借机规范对内对外合同的签订,规范合同信息的管理。

项目沟通

本次项目作为该保险集团实现业财一体化历程中的重要举措,是业务和财务部门共同关注的焦点,项目过程中涉及大量跨组织、部门及不同角色间的沟通。

因此在项目前期取得决策层对项目的支持、明确项目组成员及分工,在项目过程中重视项目的组织及沟通,都是项目取得成功的重要保证。

以上是Seepln准则研究团队对办公租赁场景下,如何实现租赁核算和租赁管理的典型案例分析。更多租赁场景案例,敬请期待哦~~

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“先胜-新租赁准则”是“先胜业财”旗下在租赁业财一体化领域的数据智能软件产品 ,是面向租赁新会计准则( IFRS16 / CAS21 / ASC842 )开发的企业租赁全流程管控和财务管理系统。致力于为实现新租赁准则顺利披露、完善企业租赁全流程管理提供企业级SaaS软件和专业服务。

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