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面对门店复杂动态租金和多种支付模型,如何应用IFRS16租赁新准则?

文 | Seepln准则研究团队

2016年1月,IASB发布了《国际财务报告准则第16号——租赁》(IFRS 16),2018年12月,我国财政部修订发布了《企业会计准则第21号——租赁》(CAS 21)。未来所有因业务需要而租入资产的企业,其财务报告中资产和负债都将上升。租赁规模越大,对关键报告指标的影响也就越大。

Seepln租赁准则研究团队历经2年多来的研究与实践,积累了大量企业租赁实务解决方案经验。本文将与大家一起分享中国某大型零售集团的门店租赁案例。

01

案例研究-基本情况

某大型零售集团简介

该大型零售集团是中国最大的运动服饰产品零售商及代理商之一,是具有超过二十年经营运动用品及生活休闲产品的专业公司。该集团于2008年在香港上市,目前拥有二万多员工和经营管理八千多家各类型销售门店和通路渠道,业务覆盖整个中国大陆及台、港地区。

-营业收入:336.77亿人民币(2018)

-上市:H股

-采用会计准则:国际准则&中国准则

-租赁合同:约9500+份

租赁合同种类

该零售集团存量租赁合同已达9500+份,数量庞大、工作繁杂,对财务及业务管理人员都是巨大的挑战。在租赁的合同种类中,商场专柜租赁佣金占80%以上,另有部分自营门店租金15%、少量运动城佣金、车辆、办公室、仓库和宿舍租赁等。根据新租赁准则要求,部分合同可划为“服务合同”而当期费用化;但从数据完整性、流程规范性、支付便捷性等角度,集团仍希望按业务口径做全流程管控。

合同租金计算 — 多种复杂模型

门店租赁管理显著的难点之一在于租金的复杂性,经专家顾问对租赁合同梳理,总体上该零售集团存在有固定租金、变动(扣率)租金、固定+变动、固定与变动孰高、阶梯固定/变动、阶梯结合孰高等多种租金模型,而细节上每个合同的租金约定又存在多种不同情况,如固定租金有不同的基数,变动租金的计算动因、变动基准、计算频率不同,动态免租期的等复杂情况。种种复杂情况大大增加了业务及财务管理人员 对租金审核、入账、支付及预测的管控难度。

如以下情况:

合同租金支付 — 多种收付模型

门店租赁管理另外一个难点在于收付模型的复杂性,商场/运动城专柜一般是联营收款模式,根据协议与商场结算,以租金及相关费用冲抵收入。而专卖店一般采用租金付款模式,根据租赁合同约定进行付款。从支付的时间点来看,有预付、后付,固定/提成孰高的模式下可能先预付固定租金,变动部分再做补付。

如以下情况:

租赁合同数据分布

对于现存的租赁合同,集团下属各个子公司有不同的管理现状。部分公司有自己的合同管理系统(9500合同里的6000+合同),收集了合同甲乙方、合同文本和审批信息;其余有的通过Excel台账记录,或只有线下纸质合同管理,都存在数据完整性和准确性的问题。

准则切换时间要求

作为港股上市公司,该零售集团需在2019年1月1日起执行新租赁会计准则,并在2019年3月31日前披露2018年年报。考虑到新准则对核算人员工作量的大幅提升,集团急需在年报披露之前完成租赁核算的系统化。而更为重要的目标是在后续租赁经营管理过程当中,实现从租赁合同管理到财务入账、租金支付、分析及披露的闭环管理,包括结合中国支付的实际情况,实现各种特殊情况下(多付少付/提前延后等)的支付规范管理。

门店租赁核算分析一体化管控目标

从租赁业务的全业务流程角度,新的租赁管理系统需在适应新租赁准则的基础上,做到对门店信息、合同管理、租金支付、财务核算、列报披露、经营分析的全流程管控,提高集团对租赁事项、租金支付、资产使用情况的全方位的管理能力。

02

案例研究-项目过程

项目总体路径

该零售集团自2018年四季度开始评估IFRS 16租赁新准则的各项影响并积极筹划应对方案, 经过几轮反复沟通达一致,以2019年3月31日 成功适用新准则为第一阶段目标,设定该项目的时间表和推进步骤。

项目时间表

根据复杂度不同,多数项目的实施周期一般在2-4个月。在本文案例中,项目分两阶段进行,第一阶段从2019年1月开始,2.5个月完成年报出具,3个月实现系统上线。第二阶段主要是租金支付部分,由于涉及周边系统定制化开发和联调测试,安排2个月完成上线交付。

解决方案评估和选择

在解决方案的评估和选择上,由于有9500+个在执行合同,该零售集团用户首先排除了手工处理,而是选择信息系统解决方案。最后经市场调查-供应商方案沟通-POC演示等多轮反复确认后,该零售集团用户选择了Seepln Leasing专业租赁核算和管理软件。

03

案例研究-项目蓝图

租赁项目范围

该项目的组织范围基本覆盖集团以下所有分子公司和分支机构,以实现从合同-入账-支付-分析的租赁业务的全流程管控为目标,构建包含租赁标的管理、合同审批、财务核算、租金支付在内的多角色用户跨部门协作平台。

机构范围:因为最终需要对接财务凭证至核算系统,所以适用Seepln Leasing的公司覆盖范围首先包括核算系统内所有核算单位。其中个别不在统一的核算系统内核算的,需额外设计接口方案及开发适用的接口。

业务范围:在财务上属于租赁合同,法律上属于租赁但会计上定义为服务性质的合同除外。

用户范围:业务部门填报并审核合同信息及相关报销;财务用户复核财务相关信息并记账。

04

案例研究-重点方案

该零售集团通过Seepln Leasing租赁核算和管理软件实现的重点功能包括:

合同管理

>>可配置合同模板

通过配置标的类型、租金模型、管理字段等,同时满足了业务、财务、法务等不同部门对租赁合同的管理要求。通过对每一个合同类型配置个性化校验逻辑,以保证数据质量。

>>新增/变更/提前终止流程

在合同新增、变更、终止等场景下,设置不同的审批流程,满足内控要求的同时,也提高了数据质量和可理解性。

>>豁免判断标准及折现率选取

集团统一制定各个分子公司的“是否豁免”判断标准,在每一个合同录入系统时,系统都会自动依据逻辑取值,简化了人工判断。此方法提高了财务的合规性,也便于全司管理和财务报告间的比较。对于折现率的选择,由于该零售集团的经营场所分布主要在上海、香港、台湾三地,因此取三地金融市场的三年(合同租赁期平均是三年)抵押借款利率,作为不同分子公司的折现率。

复杂租金模型

Seepln Leasing提供20+种复杂租金模型,该零售集团最后主要应用了固定租金模型、变动(扣率)租金模型、固定+提成租金模型、阶梯固定、阶梯提成、保底与提成孰高这6种租金模型。同时在细节上,Seepln Leasing提供对固定租金基数,变动租金的计算动因、基准、计算频率,以及免租期的可配置化,充分适应了该零售集团多样性的租金模型需求。

多准则自动核算

系统内会计帐套保持与核算系统一致,可同时支持多准则、多会计期间的不同帐套,如分别支持IFRS准则和国内会计准则。

>>核算模型

为了贴合租赁新准则要求,并满足企业对租金精细化管理的需求,折旧、计息全部按天计算。该方法将在月中发生多次合同变更(或终止)的情况下,便于更精确的记录。

>>系统自动分录

通过对合同现金流的强建模,可以通过系统将核算过程高度自动化。不但包括新建合同,还包括租赁延期、增减租金、提前终止、合同差错、租赁范围变化、会计政策变化等复杂场景。Seepln Leasing系统可以出具各种合同状态下的财务凭证,并已经得到该零售集团财务用户与审计师的认同。

支付管理

>>承租人付款流程

项目的支付方案以租赁合同的支付计划为起点,自动提醒并发起报销流程,实时接收下游系统回送的报销单据状态,并在租赁系统中生成会计凭证。这样能保证全流程的严谨性、完整性,防止多个系统出具会计分录可能导致的混乱。

Seepln Leasing 系统租金支付计划界面示例:

与ERP及其他系统对接

Seepln Leasing提供多种常见ERP系统的成熟同步方案,将符合IFRS 16新准则的凭证数据推送至ERP总账,应付,报销,共享等系统,并回传实际审批/支付状态。

在本案例中,Seepln Leasing主要对接的模块有主数据管理系统、用户登录系统、合同管理系统、核算系统、支付系统、OA和业务系统。主要的接口包括:

主数据:与主数据管理系统同步相关主数据、与人员管理系统同步账号、人员部门信息等;

合同:从合同管理系统同步合同编号、合同主体、合同影印件等基础信息。

动因:从业务系统同步变动租金的业务动因,如销售额、销售量、人流量等。

凭证:与ERP核算系统定时同步财务凭证,可根据不同公司不同月结方式设置同步方案;

支付:自动提醒并发起报销流程,实时接收下游系统回送的报销单据状态和支付结果、差异原因,并在租 赁系统中生成会计凭证。

列报与披露

Seepln Leasing中有一套标准的统计报表,包括但不限于:资产负债表、利润表、科目余额表、费用明细表、资产台账、付款统计表等,协助该零售集团财务用户轻松满足对外披露需求。

资产台账与付款统计

在Seepln Leasing的统计报表内,可直观地查看使用权资产台账及付款报告。

多准则比对及财税差分析

作为H股上市公司,该零售集团同时采用国际准则和中国准则出具财务报告。由于准则切换时间不同且存在财税差异,该项目中采用了Seepln Leasing的多准则功能方案。

中国准则国际准则并轨预测

该项目中用到的Seepln Leasing的财务预测功能,可根据多准则一次性出具全生命周期的预测模型,包括主要的科目及金额、预测走势图。无论用做数据分析还是制定未来预算,都非常可靠。

分析、预测与仪表盘

Seepln Leasing提供租赁管理工作台,在本案例中,该零售集团用户登录系统即可概览所管辖区域的租赁概况,包括总合同金额、未来现金流预测、租金分析等。

05

案例研究-重点及难点经验总结

从该零售集团的案例来看,顾问认为针对以门店租赁为主的企业租赁管理项目中,有以下几个重点及难点需要引起重视:

01 存量合同数据治理 :存量合同的盘点和梳理确实是很多企业在IFRS 16租赁管理项目中最耗时费力的一项工作,该零售集团存量合同数量大(9500+份合同)、来源分散、合同之间的差异性大,项目中大概用了1个月时间进行合同收集和数据治理,是项目中非常的重要工作之一。

02 期初数逐笔核对、确认:期初数的核对及确认也是项目中的重点和难点,准则切换时需要从原帐根据每个合同梳理和确认应该挂帐和未摊销挂帐余额,该零售集团实务中存在一些应摊销而未摊、多摊少摊等特殊情况,项目中期初数的梳理也花了近1个月的时间。

03 复杂租金业务场景分析及方案制定:对门店租赁来说,租金计算模型复杂多变,是IFRS 16租赁管理项目中的难点,需要一定的职业判断完成合同录入。

04 多种支付情况分析及方案制定:门店租赁实际支付场景也相对复杂,在该零售集团的实务中存在比计划支付提早/延后支付,多付/少付的情况。各种支付情景的认定和帐务处理,从而实现支付自动化和精细化,是项目中攻克的重要难点之一。

项目沟通

本次项目作为该零售集团实现业财一体化历程中的重要举措,是业务和财务部门共同关注的焦点,项目过程中涉及大量跨组织、部门及不同角色间的沟通。

因此在项目前期取得决策层对项目的支持、明确项目组成员及分工,在项目过程中重视项目的组织及沟通,都是项目取得成功的重要保证。

面对门店复杂动态租金和多种支付模型,如何应用IFRS16租赁新准则?

文 | Seepln准则研究团队

2016年1月,IASB发布了《国际财务报告准则第16号——租赁》(IFRS 16),2018年12月,我国财政部修订发布了《企业会计准则第21号——租赁》(CAS 21)。未来所有因业务需要而租入资产的企业,其财务报告中资产和负债都将上升。租赁规模越大,对关键报告指标的影响也就越大。

Seepln租赁准则研究团队历经2年多来的研究与实践,积累了大量企业租赁实务解决方案经验。本文将与大家一起分享中国某大型零售集团的门店租赁案例。

01

案例研究-基本情况

某大型零售集团简介

该大型零售集团是中国最大的运动服饰产品零售商及代理商之一,是具有超过二十年经营运动用品及生活休闲产品的专业公司。该集团于2008年在香港上市,目前拥有二万多员工和经营管理八千多家各类型销售门店和通路渠道, 业务覆盖整个中国大陆及台、港地区。

-营业收入:336.77亿人民币(2018)

-上市:H股

-采用会计准则:国际准则&中国准则

-租赁合同:约9500+份

租赁合同种类

该零售集团存量租赁合同已达9500+份,数量庞大、工作繁杂,对财务及业务管理人员都是巨大的挑战。 在租赁的合同种类中,商场专柜租赁佣金占80%以上,另有部分自营门店租金15%、少量运动城佣金、车 辆、办公室、仓库和宿舍租赁等。根据新租赁准则要求,部分合同可划为“服务合同”而当期费用化;但 从数据完整性、流程规范性、支付便捷性等角度,集团仍希望按业务口径做全流程管控。

合同租金计算 — 多种复杂模型

门店租赁管理显著的难点之一在于租金的复杂性,经专家顾问对租赁合同梳理,总体上该零售集团存在有 固定租金、变动(扣率)租金、固定+变动、固定与变动孰高、阶梯固定/变动、阶梯结合孰高等多种租金 模型,而细节上每个合同的租金约定又存在多种不同情况,如固定租金有不同的基数,变动租金的计算动 因、变动基准、计算频率不同,动态免租期的等复杂情况。种种复杂情况大大增加了业务及财务管理人员 对租金审核、入账、支付及预测的管控难度。

如以下情况:

合同租金支付 — 多种收付模型

门店租赁管理另外一个难点在于收付模型的复杂性,商场/运动城专柜一般是联营收款模式,根据协议与商 场结算,以租金及相关费用冲抵收入。而专卖店一般采用租金付款模式,根据租赁合同约定进行付款。从 支付的时间点来看,有预付、后付,固定/提成孰高的模式下可能先预付固定租金,变动部分再做补付。

如以下情况:

租赁合同数据分布

对于现存的租赁合同,集团下属各个子公司有不同的管理现状。部分公司有自己的合同管理系统(9500合 同里的6000+合同 ),收集了合同甲乙方、合同文本和审批信息;其余有的通过Excel台账记录,或只有 线下纸质合同管理,都存在数据完整性和准确性的问题。

准则切换时间要求

作为港股上市公司,该零售集团需在2019年1月1日起执行新租赁会计准则,并在2019年3月31日前披 露2018年年报。考虑到新准则对核算人员工作量的大幅提升,集团急需在年报披露之前完成租赁核算的 系统化。而更为重要的目标是在后续租赁经营管理过程当中,实现从租赁合同管理到财务入账、租金支 付、分析及披露的闭环管理,包括结合中国支付的实际情况,实现各种特殊情况下(多付少付/提前延后 等)的支付规范管理。

门店租赁核算分析一体化管控目标

从租赁业务的全业务流程角度,新的租赁管理系统需在适应新租赁准则的基础上,做到对门店信息、合同 管理、租金支付、财务核算、列报披露、经营分析的全流程管控,提高集团对租赁事项、租金支付、资产 使用情况的全方位的管理能力。

02

案例研究-项目过程

项目总体路径

该零售集团自2018年四季度开始评估IFRS16 租赁新准则的各项影响并积极筹划应对方案, 经过几轮反复沟通达一致,以2019年3月31日 成功适用新准则为第一阶段目标,设定该项目 的时间表和推进步骤。

项目时间表

根据复杂度不同,多数项目的实施周期一般在2-4个月。在本文案例中,项目分两阶段进行,第一阶段从 2019年1月开始,2.5个月完成年报出具,3个月实现系统上线。第二阶段主要是租金支付部分,由于涉 及周边系统定制化开发和联调测试,安排2个月完成上线交付。

解决方案评估和选择

在解决方案的评估和选择上,由于有9500+个在执行合同,该零售集团用户首先排除了手工处理,而是 选择信息系统解决方案。最后经市场调查-供应商方案沟通-POC演示等多轮反复确认后,该零售集团用 户选择了Seepln Leasing专业租赁核算和管理软件。

03

案例研究-项目蓝图

租赁项目范围

该项目的组织范围基本覆盖集团以下所有分子公司和分支机构,以实现从合同-入账-支付-分析的租赁业 务的全流程管控为目标,构建包含租赁标的管理、合同审批、财务核算、租金支付在内的多角色用户跨部 门协作平台。

机构范围:因为最终需要对接财务凭证至核算系统,所以适用Seepln Leasing的公司覆盖范围首先包括核算系统内所有核算单位。其中个别不在统一的核算系统内核算的,需额外设计接口方案及开发适用的接口。

业务范围:在财务上属于租赁合同,法律上属于租赁但会计上定义为服务性质的合同除外。

用户范围:业务部门填报并审核合同信息及相关报销;财务用户复核财务相关信息并记账。

04

案例研究-重点方案

该零售集团通过Seepln Leasing租赁核算和管理软件实现的重点功能包括:

合同管理

>>可配置合同模板

通过配置标的类型、租金模型、管理字段等,同时满足了业务、财务、法务等不同部门对租赁合同的管理要 求。通过对每一个合同类型配置个性化校验逻辑,以保证数据质量。

>>新增/变更/提前终止流程

在合同新增、变更、终止等场景下,设置不同的审批流程,满足内控要求的同时,也提高了数据质量和可理解性。

>>豁免判断标准及折现率选取

集团统一制定各个分子公司的“是否豁免”判断标准,在每一个合同录入系统时,系统都会自动依据逻辑 取值,简化了人工判断。此方法提高了财务的合规性,也便于全司管理和财务报告间的比较。对于折现率 的选择,由于该零售集团的经营场所分布主要在上海、香港、台湾三地,因此取三地金融市场的三年(合 同租赁期平均是三年)抵押借款利率,作为不同分子公司的折现率。

复杂租金模型

Seepln Leasing提供20+种复杂租金模型,该零售集团最后主要应用了固定租金模型、变动(扣率)租金 模型、固定+提成租金模型、阶梯固定、阶梯提成、保底与提成孰高这6种租金模型。同时在细节上, Seepln Leasing提供对固定租金基数,变动租金的计算动因、基准、计算频率,以及免租期的可配置化, 充分适应了该零售集团多样性的租金模型需求。

多准则自动核算

系统内会计帐套保持与核算系统一致,可同时支持多准则、多会计期间的不同帐套,如分别支持IFRS准则和国内会计准则。

>>核算模型

为了贴合租赁新准则要求,并满足企业对租金精细化管理的需求,折旧、计息全部按天计算。该方法将在月 中发生多次合同变更(或终止)的情况下,便于更精确的记录。

>>系统自动分录

通过对合同现金流的强建模,可以通过系统将核算过程高度自动化。不但包括新建合同,还包括租赁延 期、增减租金、提前终止、合同差错、租赁范围变化、会计政策变化等复杂场景。Seepln Leasing系 统可以出具各种合同状态下的财务凭证,并已经得到该零售集团财务用户与审计师的认同。

支付管理

>>承租人付款流程

项目的支付方案以租赁合同的支付计划为起点,自动提醒并发起报销流程,实时接收下游系统回送的报销 单据状态,并在租赁系统中生成会计凭证。这样能保证全流程的严谨性、完整性,防止多个系统出具会计 分录可能导致的混乱。

Seepln Leasing 系统租金支付计划界面示例:

与ERP及其他系统对接

Seepln Leasing 提供多种常见ERP系统的成熟同步方案,将符合IFRS16新准则的凭证数据推送至ERP总 账,应付,报销,共享等系统,并回传实际审批/支付状态。

在本案例中,Seepln Leasing主要对接的模块有主数据管理系统、用户登录系统、合同管理系统、核算 系统、支付系统、OA和业务系统。主要的接口包括:

主数据:与主数据管理系统同步相关主数据、与人员管理系统同步账号、人员部门信息等;

合同:从合同管理系统同步合同编号、合同主体、合同影印件等基础信息。

动因:从业务系统同步变动租金的业务动因,如销售额、销售量、人流量等。

凭证:与ERP核算系统定时同步财务凭证,可根据不同公司不同月结方式设置同步方案;

支付:自动提醒并发起报销流程,实时接收下游系统回送的报销单据状态和支付结果、差异原因,并在租 赁系统中生成会计凭证。

列报与披露

Seepln Leasing中有一套标准的统计报表,包括但不限于:资产负债表、利润表、科目余额表、费用明细 表、资产台账、付款统计表等,协助该零售集团财务用户轻松满足对外披露需求。

资产台账与付款统计

在Seepln Leasing的统计报表内,可直观地查看使用权资产台账及付款报告。

多准则比对及财税差分析

作为H股上市公司,该零售集团同时采用国际准则和中国准则出具财务报告。由于准则切换时间不同且存 在财税差异,该项目中采用了Seepln Leasing的多准则功能方案。

中国准则国际准则并轨预测

该项目中用到的Seepln Leasing的财务预测功能,可根据多准则一次性出具全生命周期的预测模型,包括 主要的科目及金额、预测走势图。无论用做数据分析还是制定未来预算,都非常可靠。

分析、预测与仪表盘

Seepln Leasing提供租赁管理工作台,在本案例中,该零售集团用户登录系统即可概览所管辖区域的租 赁概况,包括总合同金额、未来现金流预测、租金分析等。

05

案例研究-重点及难点经验总结

从该零售集团的案例来看,顾问认为针对以门店租赁为主的企业租赁管理项目中,有以下几个重点 及难点需要引起重视:

01 存量合同数据治理 :存量合同的盘点和梳理确实是很多企业在IFRS16租赁管理项目中最耗时费力的一项工作,该 零售集团存量合同数量大(9500+份合同)、来源分散、合同之间的差异性大,项目中大概 用了1个月时间进行合同收集和数据治理,是项目中非常的重要工作之一。

02 期初数逐笔核对、确认:期初数的核对及确认也是项目中的重点和难点,准则切换时需要从原帐根据每个合同梳理和确 认应该挂帐和未摊销挂帐余额,该零售集团实务中存在一些应摊销而未摊、多摊少摊等特殊情 况,项目中期初数的梳理也花了近1个月的时间。

03 复杂租金业务场景分析及方案制定:对门店租赁来说,租金计算模型复杂多变,是IFRS16租赁管理项目中的难点,需要一定的职 业判断完成合同录入。

04 多种支付情况分析及方案制定:门店租赁实际支付场景也相对复杂,在该零售集团的实务中存在比计划支付提早/延后支付, 多付/少付的情况。各种支付情景的认定和帐务处理,从而实现支付自动化和精细化,是项目 中攻克的重要难点之一。

项目沟通

本次项目作为该零售集团实现业财一体化历程中的重要举措,是业务和财务部门共同关注的焦点,项目过程 中涉及大量跨组织、部门及不同角色间的沟通。

因此在项目前期取得决策层对项目的支持、明确项目组成员及分工,在项目过程中重视项目的组织及沟通, 都是项目取得成功的重要保证。

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“先胜-新租赁准则”是“先胜业财”旗下在租赁业财一体化领域的数据智能软件产品 ,是面向租赁新会计准则( IFRS16 / CAS21 / ASC842 )开发的企业租赁全流程管控和财务管理系统。致力于为实现新租赁准则顺利披露、完善企业租赁全流程管理提供企业级SaaS软件和专业服务。

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